個人情報保護士の視点で伝えたい、福祉事業所が今日から始められる情報の守り方チェック7つ

個人情報の漏えいのニュースが続くと、「うちも何かしなければ」と思いつつ、何から手をつければよいか分からなくなりがちです。そこで今回は、個人情報保護士としての視点から、福祉事業所が今日から無理なく始められる、7つのチェックをご紹介します。「全部を一度に」ではなく「1つずつ」進めるのがコツです。

毎日の使い方で見直したい3つ

1つ目は、パスワードの使い回しをやめることです。複数のサービスで同じパスワードを使っていると、1か所から漏れたときに、ほかのサービスにも入られてしまうおそれがあります。2つ目は、二段階認証を使えるサービスで有効にすることです。パスワードに加えて、スマートフォンへの確認が必要になるため、安全性が上がります。3つ目は、画面を離れるときにロックをかける習慣をつけることです。

人とアカウントで見直したい2つ

4つ目は、1つのアカウントを複数の職員で使い回さないことです。誰が操作したのかが分からなくなり、何かあったときに原因を追いにくくなります。5つ目は、退職した職員や、もう使っていないサービスのアカウントを止めることです。使われていないアカウントは、気づかれないまま狙われやすくなります。

情報そのものについて見直したい2つ

6つ目は、共有フォルダやファイルの公開範囲を確かめることです。「リンクを知っている人は誰でも見られる」設定のままになっていないか、一度見てみましょう。7つ目は、もう必要のなくなった個人情報を、期限を決めて処分することです。持っていない情報は、漏れることがありません。

紙の書類も、同じように大切です

デジタルの情報だけでなく、紙の名簿や相談の記録も同じです。机の上に置きっぱなしにしない、鍵のかかる場所にしまう、事業所の外へ持ち出すときは記録を残す。こうした基本も、あらためて職員みんなで確かめておきたいところです。

続けるための、小さな工夫

月に1回、5分だけ「今月の1チェック」を決めてみてください。終わったら、日付と担当者を紙に書いて貼っておきます。できていないことを責めるのではなく、「気づけたこと」をみんなで喜び合う雰囲気をつくると、無理なく続けられます。小さな積み重ねが、利用者さんやご家族の安心につながります。

はじめの一歩は、小さくて大丈夫

守りを固める第一歩は、高価な道具をそろえることではなく、いまある情報と使い方を見直すことです。7つすべてを完璧にしようとすると、続かなくなってしまいます。まずは、今日できそうなものを1つだけ選んで、職員みんなで声をかけ合いながら進めてみてください。

福祉ITパートナーでは、精神保健福祉士として現場を知る目と、個人情報保護士としての視点から、事業所ごとの状況に合わせた、無理のない進め方を一緒に考えます。ホームページの問い合わせフォームの扱いなども含めて、お気軽にご相談ください。