年度末の前に整えておきたい、福祉事業所ホームページの「お知らせ」の運用ルール
年度の終わりが近づくと、お知らせの数が増えてきます。年度末の休業日、利用料や送迎の変更、新年度に向けた募集など、載せたい内容がたくさん出てくる時期です。こんなときに、ルールがないままお知らせを足していくと、ホームページが読みにくくなってしまいます。
お知らせに載せる内容を、あらかじめ決めておく
最初に、どんな内容をお知らせに載せるかを決めておきましょう。たとえば、「休業や営業時間の変更」「利用や見学に関わる大切な変更」「地域のイベントへの参加」などです。載せる内容の基準があると、担当者が変わっても迷わずに更新できます。逆に、利用者さんの個人が特定される内容や、確認が取れていない情報は載せない、というルールも一緒に決めておくと安心です。
書き方は、毎回同じ型にそろえる
お知らせの文章は、毎回同じ型にそろえると読みやすくなります。おすすめの型は、次のとおりです。
- 件名で、何のお知らせかがひと目でわかるようにする
- 日付や期間を、最初に書く
- 変更や休業の理由は、短くひとこと添える
- 問い合わせ先を、最後に書く
福祉の現場では、IT機器が得意でない方が読むことも多いので、難しい言葉は使わず、「いつ」「何が」「どうなるか」をはっきり書くことが大切です。
古いお知らせを下げる時期も決める
お知らせは、載せるときよりも下げるときに迷いがちです。期間が決まっているものは、その日が過ぎたら下げる。そうでないものは、半年から1年を目安に、過去のお知らせとして整理する。いつ下げるかを先に決めておくだけで、古い情報が残り続けることを防げます。
担当者が変わっても続けられるように
新年度は、担当者さんが変わる事業所も多い時期です。ここまでのルールを、A4用紙1枚の簡単なメモにまとめておくと、引き継ぎがとても楽になります。更新の頻度や、確認してもらう人も書いておくと、より安心です。
お知らせは、次の担当者への手紙のつもりで
お知らせ欄は、これまでの事業所の歩みを残す記録にもなります。担当者さんが変わっても、過去のお知らせを見れば「前の年はこう対応していた」と分かるようにしておくと、次の年がぐっと楽になります。年度の終わりに、お知らせを一度見返して、ひと言のメモを残しておく習慣を持つと、引き継ぎのときに役立ちます。大切なのは完璧さではなく、続けられる形を残しておくことです。
お知らせの文章は、書いた本人だけでなく、もう1人の職員さんに読んでもらってから載せると、誤字や言葉足らずに気づけて安心です。ほんの数分の確認が、後からの訂正の手間を減らしてくれます。
福祉の現場では、利用者さんやご家族にとって、お知らせが大切な連絡手段になっていることもあります。読む方の立場に立って、やさしい言葉と落ち着いた表現を心がけましょう。
お知らせの運用ルールは、一度決めてしまえば、毎日の小さな迷いが減ります。年度が変わる前に、ぜひ整えておいてください。
