連休明けに届くお問い合わせへ、安心して返信するための準備
大型連休が明けると、ホームページのお問い合わせフォームやメールに、まとめて連絡が届くことがあります。連休中に事業所を調べていたご家族や、新しい環境を考えていた方からの連絡かもしれません。せっかくの連絡に気づくのが遅れたり、返信が遅くなったりすることのないよう、連休の前に準備をしておきましょう。
休業の期間を、ホームページで早めに知らせる
まず、連休中の休みの期間を、ホームページのいちばん目立つところに載せておきます。そして、連休中に届いた問い合わせには、「◯月◯日以降にお返事します」と書き添えておくと、待っている方も安心です。いつ返信が届くのかが分かるだけで、問い合わせた方の不安はずっと小さくなります。
自動返信のメッセージを整えておく
お問い合わせフォームに、自動返信の機能が付いている場合は、その文面を見直してみてください。次のような内容が入っていると、受け取った方が安心します。
- お問い合わせを受け付けたこと
- 返信までにかかる目安の日数
- 急ぎの場合の電話番号と、受付時間
- 個人情報は、お返事の目的以外には使わないこと
最後の一文は、とくに大切です。ご自身やご家族の悩みを書いてくださった方には、情報が大切に扱われることを、きちんとお伝えしましょう。
返信の優先順位を決めておく
連休明けに、いくつもの問い合わせが一度に届いたときのために、返信の順番も決めておくと慌てません。たとえば、「急ぎの相談」「見学の希望」「資料の請求」の順に、というように、事業所の中で共有しておきます。誰が何を返信するかを、あらかじめ決めておくのも効果的です。
返信の文面は、ひな形を用意しておく
毎回ゼロから文章を考えると、時間もかかり、言葉の抜けも起きやすくなります。見学の案内や、資料の送付など、よくある返信はひな形にしておくと便利です。ひな形をそのまま送るのではなく、相手のお名前や、書かれていた悩みへのひとことを加えるだけで、気持ちが伝わります。
返信の言葉づかいは、安心感を大切に
問い合わせてくださる方は、緊張しながら文章を書いていることが多いものです。返信では、まずお礼を伝え、そのうえで質問に順番に答えていくと、やさしい印象になります。専門用語はできるだけ使わず、「分からないことがあれば、いつでもお尋ねください」とひとこと添えましょう。書いた文章は、送る前に1度声に出して読んでみると、冷たい言い方になっていないかに気づけます。
連休のあとだけでなく、お盆や年末年始など、事業所が休みになる前にも同じ準備を見直しておくと、毎回あわてずに済みます。一度整えたひな形は、これからもずっと使えます。
ホームページを見て連絡をくれる方は、相談先を探して、ようやく勇気を出した方かもしれません。そのお気持ちを受け止めるつもりで準備をしておくと、返信の言葉にも自然とやさしさが表れます。
連休の前に少し準備しておくだけで、明けてからの時間は、ぐっと落ち着いて過ごせます。ぜひ参考にしてみてください。
