お問い合わせフォームを使いやすくする：福祉事業所の入力項目の考え方

ホームページを見て、事業所への連絡を考えたとき、多くの方は「お問い合わせフォーム」を開きます。ところが、入力する項目が多かったり、何を書けばよいか分からなかったりすると、そこで手が止まってしまうことがあります。せっかく関心を持ってくださった方を逃さないために、フォームの作り方を見直してみましょう。

入力項目は、必要なものだけに絞る

フォームの項目が増えるほど、途中でやめてしまう方が増えます。最初のお問い合わせで本当に必要なのは、多くの場合、お名前、連絡先、お問い合わせの内容の3つ程度です。住所や年齢、障害の状況などは、最初から聞かなくても、後からお話を伺う中で、確認できます。最初のフォームは、必要最低限の項目だけにして、連絡のハードルを下げることが大切です。

必須と任意を、はっきり分ける

必須の項目と、任意の項目は、見た目でひと目で分かるようにしましょう。「※は必須です」と書き、任意の項目には「わかる範囲で構いません」とひとこと添えると、記入する方の負担が減ります。入力例を薄い文字で入れておくのも、迷いを減らす工夫です。

プライバシーへの配慮を、はっきり伝える

福祉に関する相談は、とても繊細な内容を含みます。そのため、書いた内容がどう扱われるのかが分からないと、不安から送信をためらう方もいます。お聞きした内容は、お返事の目的以外には使わないことを、フォームの近くにはっきり書いておきましょう。あわせて、個人情報の取り扱いについてのページへのリンクも、近くに置いておくと安心です。

送信したあとの安心も、忘れずに

送信ボタンを押したあとに、何も表示されないと、「ちゃんと届いたのかな」と不安になります。「受け付けました」というお知らせの画面と、自動返信のメールを用意しておくと、安心です。返信までの目安の日数も、一緒に書いておきましょう。

フォームが苦手な方のために、電話の窓口も

ご高齢の方や、ITに慣れていない方にとっては、フォームよりも電話のほうが話しやすいことがあります。フォームのすぐ近くに、電話番号と受付時間も載せて、選べるようにしておくと、より多くの方に寄り添えます。

定期的に、自分たちで送ってみましょう

フォームは、作って終わりではなく、ときどき自分たちで試しに送ってみることが大切です。メールが正しく届いているか、自動返信の文面に誤りがないか、スマートフォンからも入力しやすいかを、確かめましょう。思わぬ設定のミスで、届いていない問い合わせがあっては大変です。月に一度の確認を習慣にしておくと、気づかないまま機会を逃してしまうことを防げます。

フォームの文面や項目は、問い合わせてくださった方の声や、実際の問い合わせの内容を見ながら、少しずつ改善していくと、より使いやすいものになっていきます。

フォームの見直しは、一度に全部を変えようとせず、「項目を1つ減らす」「安心の一文を足す」など、小さな改善から始めてみてください。

フォームは小さな部品ですが、はじめての連絡を受け止める大切な入り口です。やさしく、迷わず送れる形に整えていきましょう。